Migrare da un altro ATS

Porta qui lo storico di selezione da un altro ATS: annunci e fasi, candidati, candidature con esiti e date, note, email e CV. Prima che venga scritto qualcosa vedi sempre un'anteprima, e puoi annullare l'intera migrazione.

La responsabilità resta tua

La tua azienda è il titolare del trattamento. Decide cosa spostare e ha la base giuridica per farlo. Candydati sposta ciò che il pacchetto contiene e non verifica la base giuridica dei dati di origine.

Se a preparare il pacchetto è un agente AI o uno strumento di terzi, lo sceglie la tua azienda: il fornitore del modello di quell'agente, o quello strumento, è un tuo responsabile del trattamento, coperto dai tuoi accordi, non da quelli di Candydati.

Prima che la migrazione parta spunti tre dichiarazioni, registrate nel registro delle azioni con il tuo nome e l'ora.

Possono migrare solo owner e admin. Il permesso non è disponibile per le chiavi API né per l'assistente.

Cosa passa e cosa no

Passa

• Annunci, con stato (bozza, aperto, chiuso), date e fasi del processo.
• Candidati: nome, email, telefono, indirizzo LinkedIn, etichette, data di creazione.
• Candidature: fase attuale, esito (assunto, non selezionato, ritirato) e la sua data, provenienza, lettera di presentazione, risposte alle domande della candidatura, storico dei cambi di fase.
• CV e altri allegati.
• Note, con autore e data originale, comprese le note libere dei colloqui.
• Email passate, come storico: non vengono mai inviate di nuovo.

Non passa, di proposito

• Punteggi, voti, valutazioni delle schede, valutazioni automatiche dell'AI, percentuali di "match" e classifiche. Candydati non dà voti alle persone (vedi Introduzione), quindi il formato non ha un campo per questi dati. Le note libere dei colloqui arrivano invece come note.
• Dati demografici o di categorie particolari, foto e date di nascita: il prodotto raccoglie solo ciò che serve alla selezione.
• Account e credenziali. Gli autori delle note diventano membri solo se la loro email coincide con quella di un membro esistente; altrimenti la nota conserva il loro nome.

Il formato rifiuta i campi sconosciuti invece di ignorarli, quindi nessuno di questi dati può entrare sotto un altro nome.

Consenso e conservazione

Il titolare resta lo stesso, quindi il consenso si porta dietro:

• Un candidato con una data di consenso nell'origine la mantiene: viene registrato come dato alla data originale, e la conservazione segue la scadenza dell'origine o il periodo di conservazione della tua organizzazione.
• Un candidato senza alcuna data passa dal flusso di riconferma degli import: se ha un'email gli viene chiesto di confermare, e se non lo fa i dati vengono cancellati.
• Un candidato la cui conservazione è già scaduta viene lasciato fuori, con tutto ciò che lo riguarda: una migrazione non riporta dati che andavano cancellati.

Se una persona è già tra i tuoi candidati (riconosciuta dall'email), il suo profilo non viene mai sovrascritto: lo storico vi si aggiunge.

I passaggi

Apri Migrazione nella navigazione, poi Nuova migrazione.

1. Fonte. Scegli come arriva il pacchetto. Oggi significa "Carica un pacchetto di migrazione".
2. Pacchetto. Carica lo ZIP. Ai tuoi candidati non arriva ancora nulla.
3. Analisi. Il pacchetto viene aperto e ogni riferimento viene controllato. Puoi chiudere la pagina: la migrazione resta nell'elenco. Se il pacchetto non si può leggere, non è stato scritto nulla e ti viene mostrato il motivo.
4. Anteprima. I numeri (annunci, persone, candidature, note, email, file), gli annunci, il riepilogo dei consensi e le segnalazioni, divise in errori, cose da controllare e informazioni. Gli errori bloccano la migrazione finché non sono risolti (per esempio, la tua organizzazione non ha un'informativa privacy pubblicata).
5. Annunci e fasi. Scegli dove finisce ogni fase del vecchio processo nelle tue pipeline, per nome per tutti gli annunci o annuncio per annuncio, e lascia fuori gli annunci che non vuoi. Ricevute è la prima colonna: le candidature arrivano lì.
6. Responsabilità. Leggi il riquadro qui sopra e spunta le tre dichiarazioni: la tua organizzazione è titolare del trattamento; hai controllato l'anteprima e sai che date di consenso e conservazione sono prese dall'origine così come sono; l'eventuale agente AI o strumento che ha preparato il pacchetto è coperto dai tuoi accordi. Poi conferma.
7. Risultato. La migrazione viene scritta a blocchi. Vedi cosa è stato creato, unito e lasciato fuori, e le richieste di consenso inviate.

Anteprima e annullamento

Nulla viene scritto prima del passaggio 6, e l'anteprima mostra cosa succederà. Dopo la migrazione, Annulla migrazione cancella in modo definitivo:

• le persone create dalla migrazione, con CV, note, email e candidature;
• per le persone che esistevano già, solo ciò che la migrazione ha aggiunto (candidature, note, email e storico);
• gli annunci creati dalla migrazione, quando nient'altro vi fa riferimento.

Restano le persone che hanno confermato il consenso o si sono candidate di nuovo dopo la migrazione (da quel momento i dati sono loro) e gli annunci pubblicati o con altre candidature. La traccia della migrazione resta nell'elenco con i suoi numeri. L'annullamento non si può revocare.

Il formato del pacchetto

Un pacchetto di migrazione è uno ZIP con un file migration.json alla radice e i CV e gli allegati sotto files/. Il formato è pubblico e versionato: migration-package.v1.json (vedi anche le note sugli schemi).

• source dice da quale sistema arriva, quando è stato esportato e chi ha costruito il pacchetto.
• jobs con le loro stages, candidates con un consent facoltativo, applications, notes, messages e users.
• Ogni record ha un ref stabile scelto da chi costruisce il pacchetto; le date sono ISO 8601 con fuso orario.
• Un pacchetto contiene al massimo 10.000 file e 1 GiB, 50.000 candidati, 100.000 candidature, 200.000 note e 200.000 email. Un archivio più grande si migra in più pacchetti, per esempio uno per anno: i candidati si uniscono per email.

Un connettore, la skill per agenti e un pacchetto scritto a mano passano tutti dalla stessa validazione.

La skill per agenti

Il repository include una skill che insegna a un agente AI (Claude Code e altri agenti che sanno leggere istruzioni ed eseguire node) a leggere il tuo vecchio ATS e a costruire il pacchetto per te. Si trova in skills/candydati-migration, con le istruzioni di installazione nel suo README.

• L'agente comincia dicendoti che la responsabilità è della tua azienda, e si ferma se non confermi.
• Non include mai punteggi, voti, valutazioni, dati demografici, foto o date di nascita, e non inventa mai un valore.
• Controlla il pacchetto offline con un validatore (scripts/validate.mjs, Node 24 o successivo, nessuna rete) prima di darti lo ZIP.
• Non carica mai il pacchetto e non conferma mai la migrazione: lo fai tu, nell'app.

Ricorda che i dati dei candidati passano dal fornitore del modello dell'agente: deve essere coperto dai tuoi accordi.

Connettori

I connettori integrati, in cui inserisci una chiave di sola lettura e il pacchetto viene costruito per te, sono in arrivo. Quello disponibile oggi, Zucchetti InRecruiting, non ha un'API pubblica: legge un file di export che carichi (vedi InRecruiting).

Origine	Stato
Teamtailor	in arrivo
Workable	in arrivo
Greenhouse	in arrivo
Recruitee	in arrivo
Zucchetti InRecruiting	beta (file di export)

Quando arriveranno saranno segnati come beta: costruiti sulla documentazione pubblica dell'origine e non ancora verificati su un account reale, quindi controlla con attenzione l'anteprima. Un connettore diventa stabile solo dopo una migrazione reale, registrata nell' elenco delle fonti (in inglese). La chiave API resta cifrata solo mentre i dati vengono letti, poi viene cancellata. Nel frattempo usa la skill o un pacchetto che costruisci tu.

InRecruiting

Zucchetti InRecruiting non ha un'API pubblica, quindi questo connettore non chiede una chiave: legge l'export che ottieni dal fornitore. È beta: i nomi delle colonne qui sotto sono ipotizzati (nessun formato di export reale è pubblico) e il connettore non è stato verificato su un account reale, quindi controlla con attenzione l'anteprima.

1. Chiedi un export completo. Scrivi al supporto InRecruiting / Zucchetti e chiedi un export delle candidature in un foglio di calcolo (CSV o Excel), una riga per candidatura, e, se vuoi i CV, uno ZIP con i file dei CV. Può essere un servizio a pagamento nel tuo piano: è un accordo tra te e il fornitore.

2. Controlla le colonne. Candydati riconosce queste intestazioni (italiano o inglese, maiuscole e accenti non contano):

   Informazione	Intestazioni riconosciute
   Nome (obbligatorio)	Nome e cognome, Nominativo, Full name, oppure Nome e Cognome / First name e Last name
   Annuncio (obbligatorio)	Annuncio, Posizione, Ruolo, Job, Job title, Vacancy
   Codice annuncio	Codice annuncio, Codice posizione, Job code
   Email, telefono	Email, Telefono, Cellulare, Phone
   Fase	Stato, Fase, Stage, Status
   Data candidatura	Data candidatura, Application date, Applied at
   Esito	Esito, Esito finale, Outcome
   Note, tag, fonte	Note, Tag, Fonte, Source
   File del CV	CV, File, Allegato, Curriculum

   Una colonna con un altro nome viene lasciata fuori ed elencata nell'anteprima. Se il tuo export usa altri nomi, rinomina le colonne nel foglio prima di caricarlo: ci vuole un minuto e non cambia altro.

3. Carica. Nel primo passo scegli Zucchetti InRecruiting, poi il foglio e, se vuoi, lo ZIP dei CV. I file servono solo a leggere i dati e vengono cancellati alla fine della lettura, qualunque cosa accada: riuscita, errore o worker fermato.

Come legge il file: una riga è una candidatura; gli annunci sono i titoli distinti (più il codice, se c'è); le fasi di un annuncio sono i valori distinti della colonna fase, nell'ordine in cui compaiono; uno stato o un esito come Assunto, Scartato, Non idoneo, Ritirato chiude la candidatura alla data della riga. Le persone si uniscono per email, o per nome se manca l'email. Un CV si abbina con la colonna CV, altrimenti con l'email o il nome e cognome nel nome del file; un CV che non si può abbinare con certezza non viene importato e l'anteprima dice quanti sono. Un annuncio con candidature ancora aperte arriva come bozza: la migrazione non pubblica mai nulla.

Punteggi e valutazioni non vengono mai importati. Una colonna chiamata Valutazione, Punteggio, Rating, Voto, Stelle e simili viene ignorata di proposito ed elencata nell'anteprima. Il foglio può avere fino a 5000 righe: dividine uno più grande.

Se la lettura fallisce con "il foglio non ha una colonna per il nome o per l'annuncio", rinomina le colonne come sopra e carica di nuovo.

GDPR e il tuo ruolo

• La tua organizzazione è il titolare del trattamento, prima e dopo la migrazione. Verifica di avere una base giuridica per spostare i dati e che la tua informativa privacy li copra. Per avviare una migrazione serve un'informativa privacy pubblicata.
• Date di consenso e periodi di conservazione passano così come sono: ne rispondi tu.
• Un agente AI o uno strumento di terzi che prepara il pacchetto è un tuo responsabile del trattamento. Candydati non è il suo responsabile.
• I dati che non volevi conservare (punteggi, categorie particolari) non entrano mai, e i dati scaduti restano fuori.
• Tutto è registrato nel registro delle azioni, comprese le tue tre dichiarazioni; cancellazione e diritti dell'interessato valgono per le persone migrate come per ogni altro candidato. Vedi Sicurezza e privacy.